Mettre à jour le mois
L'application démarre sans aucune donnée : tout le chiffre d'affaires vient de vos imports, pour la Côte d'Ivoire comme pour le Sénégal.
Onglet Données : copiez dans Excel l'export « CA du Mois par Facture » et collez-le dans la zone prévue.
Les colonnes sont reconnues par leur en-tête, dans n'importe quel ordre, aussi bien pour le nouvel export
(No_Facture … Age) que pour l'ancien (s_NumFacture … N° FNE).
Une facture réimportée écrase l'ancienne, vous pouvez donc recoller un mois corrigé sans créer de doublon ;
le N° FNE que vous avez saisi à la main est conservé.
Importer n'importe quel tableau
Vous n'êtes pas limité aux deux exports de l'ERP. Collez n'importe quel tableau — un extrait de votre
comptabilité, un état envoyé par le siège, un fichier reçu d'un partenaire, un CSV ouvert dans
Excel — et cliquez sur Importer les factures. Si l'application ne reconnaît pas l'en-tête, elle ouvre
l'écran Correspondance des colonnes au lieu de refuser le collage.
Elle y affiche chaque colonne trouvée, trois exemples de valeurs, et ce à quoi elle propose de la rattacher :
numéro de facture, date, client, commercial, poids, montant HT, montant TTC, ou directement une rubrique du tableau de bord.
Le séparateur — tabulation, point-virgule, virgule, barre verticale, colonnes alignées à l'espace — est
détecté tout seul, de même que la présence ou l'absence d'une ligne de titres. Un aperçu des premières
lignes et le total HT s'affichent avant de valider, ce qui vous laisse vérifier avant d'enregistrer quoi que ce soit.
Les lignes de totaux et de cumul sont écartées.
Ce réglage ne se fait qu'une fois par type de tableau : la correspondance est mémorisée, et le mois suivant
le même état s'importe d'un seul clic. Le bouton Analyser les colonnes permet de la revoir à tout moment,
et Ouvrir un fichier CSV / TXT évite le passage par Excel.
Trois points de vigilance. Sans colonne de date, la date indiquée sous le tableau de correspondance est appliquée
à toutes les lignes. Sans numéro de facture, un numéro de la forme IMP-202610-0001 est attribué —
deux imports du même tableau créeront alors des doublons, alors qu'avec un vrai numéro la facture est simplement
remplacée. Et si votre tableau donne un seul montant global, choisissez la rubrique de destination dans la liste
Montant sans rubrique précisée, sinon tout atterrit en Location.
Du nouvel export vers les rubriques du tableau de bord
Le nouvel export ERP ne détaille plus le chiffre d'affaires activité par activité : il donne
Mt_Matériel, Mt_Divers, le Montant_HT net de remise, et un code Offre.
L'application utilise ce code Offre, et à défaut la lettre du code affaire
(…V01 vente, …L01 location, …C01 cession), pour ventiler les deux montants
dans les rubriques Neuf, Occasion, Cessions, Location, Main d'œuvre, Transport et Prestations.
La remise est appliquée au prorata, de sorte que la somme des rubriques soit toujours égale au Montant_HT de la facture.
La carte Affectation des codes Offre, dans l'onglet Données, montre chaque code rencontré avec ses montants
et la rubrique vers laquelle il part. Si une affectation ne correspond pas à votre nomenclature, changez-la :
toutes les factures déjà importées sont recalculées sur le champ, sans nouvel import.
Numéro de facture normalisée (FNE)
Si votre export contient une colonne N° FNE, elle est reprise automatiquement. Sinon, le numéro FNE
se saisit directement dans la colonne N° FNE du tableau des factures, et il est conservé lors des imports suivants.
Il est repris dans la recherche et dans l'export CSV, ce qui permet de rapprocher le pilotage et les déclarations.
Encaissements repris du recouvrement
Vous n'avez plus à saisir le total encaissé du mois. Il est extrait des lignes que vous importez dans le module
Recouvrement du CRM : la colonne de paiement de votre export, complétée des lignes à solde négatif qui
correspondent aux avoirs et aux règlements non lettrés. Chaque fois que vous ouvrez le pilotage, le chiffre est
recalculé et vient alimenter le cumul global du mois, celui des encaissements non ventilés par client.
La carte Encaissements repris du recouvrement, en haut de l'onglet Encaissements, montre mois par mois ce qui
a été repris, et ces lignes portent la mention auto dans la liste des règlements.
Si vous aviez saisi vous-même un cumul global pour un mois, il est conservé et le désaccord vous est
signalé : supprimez votre ligne si vous préférez le chiffre du recouvrement. La saisie client par client
reste bien sûr possible et s'ajoute au cumul.
Deux limites à connaître. Le mois retenu est celui de la date portée sur la ligne importée ; quand un
règlement partiel figure sur la ligne de la facture, il est donc rattaché au mois de la facture et non à celui
du paiement. Et la ventilation par client n'est pas reprise : seuls les totaux mensuels le sont.
Saisir les encaissements
Onglet Encaissements : un règlement par ligne, montant TTC. Le client est choisi dans la liste alimentée par les factures ;
le commercial est déduit du code client, ce qui permet aux filtres du tableau de bord de s'appliquer aussi bien au facturé qu'à l'encaissé.
Enregistrer les règlements en une seule fois
La carte Cumul du mois par client évite la saisie ligne à ligne. Choisissez le mois,
inscrivez en face de chaque client le total encaissé sur la période, puis cliquez une fois sur
Enregistrer le cumul. Chaque montant devient une ligne unique « Cumul du mois », datée du
dernier jour du mois. Revenir sur le même mois et corriger un montant remplace la ligne existante :
il n’y a jamais de doublon, et un champ vidé supprime le cumul correspondant.
Les clients sont classés par reste à recouvrer décroissant, les plus gros dossiers en tête.
La colonne Détail déjà saisi ce mois signale les règlements que vous auriez déjà enregistrés
un par un pour ce client : le cumul s’ajoute à ces lignes, ne les remplace pas. Pour un mois donné,
choisissez donc l’un ou l’autre, ou déduisez le détail du montant que vous cumulez.
La première ligne, CUMUL GLOBAL, sert quand vous n’avez que le total des encaissements du mois,
sans ventilation par client : le montant alimente le tableau de bord, le taux d’encaissement et le DSO,
mais n’est imputé à aucun client.
Les deux entités et le consolidé
Le sélecteur Entité, en haut, commande tout l’écran : LCIE — Côte d’Ivoire,
LSNE — Sénégal, ou Consolidé CI + SN. Chaque entité a ses propres factures, règlements,
stocks et budget ; le consolidé les additionne, sans rien saisir. Les deux entités étant en francs CFA,
l’addition est directe, sans conversion.
En vue consolidée, les onglets de saisie passent en lecture seule et un bandeau le rappelle :
pour coller un export ou saisir un règlement, revenez sur CI ou sur SN. Le tableau de bord consolidé
ajoute une répartition par entité qui donne, pour chacune, le CA, sa part, le budget à date,
le taux de réalisation, l’encaissé, le reste à recouvrer et le DSO.
Budget
Onglet Budget : exercice d'avril à mars, montants en KFCFA. L'exercice 2026–2027 est pré-rempli avec le budget voté
de chaque entité, réparti également sur douze mois : Côte d’Ivoire 2 280 400 KFCFA
(Neuf 524 800 · Occasion 393 600 · Location 1 312 000 · Prestations 50 000) et Sénégal 803 600 KFCFA
(Neuf 131 200 · Occasion 262 400 · Location 406 720 · Prestations 3 280), soit 3 084 000 KFCFA consolidés.
Modifiez la répartition mensuelle si la saisonnalité de votre activité l'exige : la comparaison « budget à date » en tient compte immédiatement.
Stocks, parc locatif et taux d’occupation
Onglet Stocks et parc : quatre relevés de fin de mois — matériel neuf disponible, matériel d’occasion disponible,
parc locatif total et matériel actuellement en location. L’application en déduit le parc disponible,
le taux d’occupation du parc (matériel en location ÷ parc total) et la variation de chaque stock par rapport
au mois précédent relevé. Choisissez l’unité une fois pour toutes : tonnes, unités, m² ou KFCFA.
Délai de recouvrement (DSO)
Trois mesures, toutes calculées sur les factures et les règlements enregistrés ici, filtres compris :
- DSO par épuisement : l’encours est imputé aux mois de facturation les plus récents, en remontant,
jusqu’à être absorbé. C’est la méthode la plus fidèle quand l’activité est irrégulière.
- DSO moyen : encours ÷ chiffre d’affaires TTC de la période × nombre de jours écoulés.
- Délai moyen constaté : moyenne, pondérée par les montants, du nombre de jours entre la date de facture
et la date de règlement. Il n’est calculé que sur les règlements pour lesquels vous avez renseigné un numéro
de facture connu ; le taux de couverture est indiqué.
L’encours pris en compte est celui né de la période affichée. Les arriérés antérieurs ne sont pas connus de
l’application tant que les factures correspondantes n’y ont pas été collées.
Correspondance des lignes
- Neuf = s_Neuf
- Occasion = s_Occasion + s_Cessions
- Location = s_Location
- Prestations = s_Main_Oeuvre + s_Transport + s_Prestation
Éditer en Excel
Export Excel produit un classeur de six feuilles : Tableau de bord, Clients,
DONNEES, ENCAISSEMENTS, STOCKS, BUDGET. Les tableaux ne contiennent pas des
valeurs figées mais des formules vivantes — SUMIFS, cumuls, taux — recalculées à l’ouverture.
La ligne 4 du tableau de bord commande tout le classeur : entité (CI, SN ou TOUS), exercice, commercial,
client et nombre de mois arrêtés. Changez une de ces cellules dans Excel et l’ensemble se met à jour,
sans revenir dans l’application. Chaque feuille est en paysage, ajustée à la largeur, filtres et volets figés.
Éditer en PDF
Export PDF édite le tableau de bord complet, filtres appliqués, avec un en-tête portant l’entité,
l’exercice et la date : choisissez « Enregistrer au format PDF » comme imprimante. Le bouton PDF
placé sur la carte « Situation par client » édite cette seule liste, utile pour une réunion de recouvrement.
Conserver les données
Les données sont enregistrées automatiquement dans l’application. Le bouton Sauvegarder produit en plus
un fichier .json contenant l’intégralité des deux entités. Sur Chrome et Edge, une fenêtre vous laisse
choisir l’emplacement : disque interne, clé USB, disque externe ou dossier synchronisé. Sur les autres navigateurs,
le fichier part dans le dossier de téléchargement, à recopier ensuite sur votre support. Restaurer le recharge
à l’identique, depuis n’importe quel support. Faites-le après chaque clôture mensuelle, et gardez une copie
hors du poste de travail.
Diffuser
Imprimer édite le seul tableau de bord, filtres appliqués, au format prêt pour un comité de direction.
Chaque tableau dispose par ailleurs d'un export CSV ouvrable dans Excel.
